como redactar un acta


Cómo redactar un acta

Los actas son documentos importantes que se elaboran durante sesiones de reuniones y conferencias, y normalmente se utilizan para registrar los acuerdos y las decisiones tomadas así como la lista de asistentes. Estas actas tienen que ser completamente precisas de forma que es importante conocer los pasos básicos para redactarlas.

Paso uno: Prepárate

Antes de la reunión, asegúrate de tener todos los materiales necesarios para redactar el acta. Estos materiales incluyen una copia impresa del orden del día, un lápiz, un papel y una copia de la constitución de la reunión para mencionar una potencial votación al final de la sesión.

Paso dos: Organiza la redacción de la acta

Comienza redactando la reunión por la información básica: el nombre, la hora y el lugar. Esta primera sección debe también incluir una lista de todos los asistentes y su cargo, y un breve resumen de los temas principales.

Paso tres: Seguimiento punto por punto

A continuación, sigue paso a paso los temas mencionados en el orden del día. Cada punto debe contener una descripción detallada de todas las discusiones y acuerdos tomados con respecto al tema.

Paso cuatro: Registra las votaciones

Durante la reunión, si se lleva a cabo alguna votación, el acta tiene que registrar todos los resultados. Esto incluye quién votó por qué opción, qué se hizo para llevar a cabo la votación y un recuento de los votos emitidos.

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Paso cinco: Añade los detalles

Añade cualquier otro detalle pertinente a la acta que podrías haber olvidado. Esto incluye quien fue nombrado como responsable de llevar a cabo las acciones acordadas, una mención de todos los presentes en la reunión y la fecha de la siguiente reunión.

Paso seis: Revísala

Una vez que hayas terminado de escribir el acta, revísala para asegurarte de que esté completa y exacta. Si hay cualquier cambio, asegúrate de que se aporte conforme a las exigencias de la constitución de la reunión y asegúrate de que todos los detalles están correctos.

Paso siete: Firma la acta

Finalmente la persona que redactó el acta debe firmar el documento para indicar que la acta se ha hecho de acuerdo con los requisitos establecidos.

Tutorial paso a paso

Para redactar un acta de forma efectiva sigue los siguientes pasos:

  • Prepárate con el material necesario.
  • Prepárate para redactar la información básica.
  • Seguimiento paso a paso del punto del orden.
  • Registra las votaciones.
  • Añade los detalles.
  • Revísala y corrige errores.
  • Firma el documento

Ejemplo de acta

Sociedad de fotografía Fernández

Acta de la reunión de 28 de abril de 2020

  • Asistentes: Jorge Fernández (Presidente), Raquel Becerra (Vicepresidente), Carolina Díaz (Tesorera), Jesús Blanco (Secretario) y Luis Sara (Miembro del consejo).
  • Inició la reunión a las 09:15.
  • Temas discutidos:

    • Inicio de campaña de publicidad.
    • Problemas con los pedidos de Eduardo.
    • Presentación del nuevo socio, Antonio.

  • Votación acerca del inicio de la campaña de publicidad. 6 votos a favor, 0 votos en contra.
  • Raquel Becerra se compromete a contactar con Eduardo para tratar los problemas de pedidos.
  • La reunión se cerró a las 10:30.

Firmado:

Jorge Fernández
Presidente
Sociedad de fotografía Fernández

Redactar un Acta

Introducción

Un acta es un documento oficial que resume una reunión, evento, ceremonia, entre otros. El acta contiene información relevante sobre lo acontecido. Esto es necesario para mantener un registro de lo sucedido en la actividad.

Redactar el Acta

Tutorial

A continuación te presentamos un tutorial para redactar un acta:

  • Título: El título debe describir de manera breve lo que se trató en la reunión.
  • Fecha: Especifica la fecha de la reunión.
  • Hora de Inicio y final: La hora exacta que inició y concluyó la reunión.
  • Lugar: Lugar donde se llevó a cabo la reunión.
  • Asistentes: Nombres de aquellas personas que participaron en la reunión.
  • Propósito: Explica el motivo de la reunión.
  • Ruegos y Preguntas: Tomas de notas de los temas a tratar.
  • Desarrollo: Desarrollo de los tópicos tratados en la reunión.
  • Conclusiones: Cuál fue el resultado de la reunión.

Ejemplo

A continuación te mostramos un ejemplo de un acta:

Título: Reunión de planificación de actividades

Fecha: 3 de abril de 2020

Hora de inicio: 17:00 horas

Hora de final: 18:45 horas

Lugar: Salón de reuniones

Asistentes: Miguel García, Juan Pérez, Sofía Ramírez.

Propósito: Con el objetivo de planificar las actividades a desarrollar por la escuela.

Desarrollo: El grupo de trabajo buscó un modelo para la planificación de actividades mediante un flujograma. Se discutió sobre la posibilidad de invitar a una figura académica para debatir temas de relevancia.

Conclusiones: Al finalizar, acordamos que debemos contactar a los responsables de la institución para buscar la figura académica necesaria para la discusión.

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