como hacer reducciones en word


Cómo hacer reducciones en Word

Las reducciones son una herramienta bastante útil para resumir documentos, ya sean oficios, artículos o trabajos académicos. Es por esto que reducir grandes cantidades de texto con el Word es algo que algunas personas necesitan hacer regularmente. En esta guía tutorial, te mostraremos cómo hacer reducciones en Microsoft Word con sencillez y rapidez.

1. Usar la función Comparar Documentos

Uno de los métodos más útiles para reducir documentos es usar la función «Comparar Documentos» de Word. Esta función te permite escanear los documentos cargados en Word para detectar cambios entre ellos. Así, es posible verificar si hay una reducción antes y después. Al usar esta función, se recomienda hacerlo por etapas, donde compara el documento original con el otro que se ha modificado.

2. Desactivar las Herramientas de Revisión

Es importante desactivar las herramientas de revisión antes de iniciar el proceso de reducción. Estas herramientas son muy útiles para verificar errores ortográficos, sin embargo, con la activación de estas, se puede aumentar el tamaño del archivo sin notarlo. Por esto es crucial desactivarlas antes de iniciar el proceso.

3. Usar el Verificador de Ortografía y Gramática

Es importante usar el verificador de ortografía y gramática para detectar todos los errores antes de iniciar el proceso de reducción. De esta manera, no se corre el riesgo de retener errores después del proceso. Hay que tener cuidado con los cambios marcados por el verificador, ya que muchos cambios pueden tener un efecto nocivo en el tamaño final del documento.

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4. Reducir el Número de Caracteres

Para reducir el tamaño de un documento en Word, se pueden aplicar los siguientes pasos:

  • Reducir el número de caracteres: elimine los espacios en blanco innecesarios y reemplace los caracteres largos por abreviaturas.
  • Reducir el número de párrafos: mezcle párrafos similares y elimine aquellos considerados innecesarios.
  • Reducir el contenido multimedia: elimine imágenes, gráficos, etc. con un tamaño muy grande.
  • Reducir el número de formatos usados: conserve solo un formato para todos los elementos del documento, como el tipo de letra, tamaño, margen, etc.
  • Guardar como archivo versión anterior: guarde el documento en formato anterior para reducir el tamaño de archivo.

Ejemplo

Por ejemplo, si un documento de 600 palabras contiene una imágen de 1MB, se puede reemplazar la imágen con una más pequeña (por ejemplo, una de 5KB), para reducir el archivo a menos de 500 palabras.

Conclusion

Como puedes ver, existen diversas maneras de reducir un documento de Word. Si sigues los pasos anteriores, lograrás reducir tanto el tamaño del documento como la calidad del contenido. ¡Suerte!

Reducción de documentos en Word

La reducción de documentos en Microsoft Word es un proceso relativamente sencillo que le ayudará a guardar espacio, asegurar que su documento es legible e incluso a mejorar la presentación general. Lea esta guía paso a paso para aprender cómo realizar una reducción de documento exitosa en Microsoft Word

Tutorial paso a paso

  • Paso 1: Abra su documento en Microsoft Word.
  • Paso 2: Haga clic en «Herramientas» en la barra de menú. Desplácese y haga clic en «Reducir tamaño».
  • Paso 3: Seleccione la opción «Reducir a impresora estándar» si desea reducir el tamaño del documento a una resolución específica para su impresora. Esta opción es la más recomendada para documentos que se imprimen para su publicación1.
  • Paso 4: Alternativamente, seleccione la opción «Reducir a mínima calidad para web» si desea reducir el tamaño del documento para optimizarlo para la web. Esta opción reducirá drásticamente el tamaño del documento2.
  • Paso 5: Haga clic en «Aceptar». El tamaño de su documento debería reducirse automáticamente.

Es importante tener en cuenta que reducir el tamaño de un documento puede reducir su calidad. Por lo tanto, solo se recomienda la compresión para documentos destinados a la web o el correo electrónico, mientras que se debe evitar en documentos comerciales o de alta resolución.

Ejemplos

Aquí hay dos ejemplos de cómo la reducción de un documento en Microsoft Word puede ayudar en diferentes escenarios:

  • Si desea enviar un documento a un colega en un correo electrónico, pero el documento no cabe en el tamaño de archivo permitido, puede comprimirlo para reducir su tamaño antes de enviarlo.3
  • Si desea cargar un documento en línea, posiblemente desee reducir su tamaño para evitar lentitud en la carga. Esto también ayudará a ahorrar espacio de almacenamiento4.

La reducción de documentos en Microsoft Word es un proceso simple y útil para maximizar la presentación y la eficiencia de su documento. Siga los pasos anteriores para comprimir un documento y mejorar su uso y legibilidad.

Referencias:

  1. https://support.microsoft.com/en-us/office/reduce-the-size-of-your-files-7ba90bb0-489b-4ef2-abe2-8d4b428634b3
  2. https://www.lifewire.com/enlarge-or-reduce-documents-for-publishing-1172119
  3. https://www.computerhope.com/issues/ch001350.htm
  4. https://support.microsoft.com/en-us/office/reduce-the-size-of-your-files-7ba90bb0-489b-4ef2-abe2-8d4b428634b3
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